Forfaitaire onkostenvergoedingen

Toelichting omtrent de forfaitaire onkostenvergoedingen vanuit fiscaal oogpunt, alsook op vlak van de btw.

1. Het Begrip

A. Wat wordt er bedoeld met een ‘forfaitaire onkostenvergoeding’?

Een onkostenvergoeding is in feite een terugbetaling door de vennootschap van uitgaven die u privé gedaan heeft, terwijl de vennootschap die in feite had moeten doen. Fiscaal gezien spreekt men dan van de terugbetaling van zgn. kosten eigen aan de vennootschap (art. 32, lid 2, 1° in fine WIB 92)

U gaat bv. eten met een klant en u betaalt de rekening met uw privé-Visakaart. Aangezien het gaat om een beroepsmatig etentje, is dit een uitgave die in feite rechtstreeks door uw vennootschap betaald had moeten worden. U kunt die rekening dan ook ‘binnenbrengen’ en u die laten terugbetalen door uw vennootschap bij wijze van ‘kosten eigen aan de vennootschap’.

Met een ‘forfaitaire’ onkostenvergoeding bedoelen we dan dat de vennootschap u een vast bedrag per maand terugbetaalt als kosten eigen aan de vennootschap zonder dat u daarvoor facturen, bonnetjes, ticketjes, enz. moet voorleggen. Voor heel wat kleinere uitgaven zal u immers geen bonnetjes of ticketjes krijgen, wat niet wegneemt dat die uitgaven eveneens beroepsmatig kunnen zijn (Comm. IB 31/36). We denken daarbij bv. aan kantoormateriaal dat u gekocht heeft voor uw bureau thuis of aan verplaatsingen met het openbaar vervoer of de taxi, parkeerkosten, enz.

Met een forfaitaire onkostenvergoeding kunt u die kleinere uitgaven dan ook ten laste leggen van uw vennootschap, nl. door uw vennootschap u bv. maandelijks een vast bedrag te laten betalen voor dat soort uitgaven.

B. Hoe bepaalt u dat forfaitair bedrag?

Principe. Er bestaat geen regel die zegt hoeveel onkostenvergoeding u precies mag opnemen en in feite is dat ook logisch. Als algemeen principe geldt immers dat een onkostenvergoeding steeds een vergoeding van werkelijke kosten moet zijn en dat geldt ook als u die onkostenvergoeding forfaitair bepaald heeft. Het is in dat geval namelijk van belang dat u kunt aantonen welke kosten er precies vergoed worden, zij het dan forfaitair én dat het bedrag dat u hanteert overeenstemt met zgn. ernstige normen (Comm. IB 31/40)

Welke kosten worden er vergoed? In de eerste plaats is het dus van belang dat u ook bij het opnemen van een forfaitaire onkostenvergoeding kunt zeggen welke kosten er zoal inbegrepen zijn in die forfaitaire terugbetaling. Het feit dat uw onkostenvergoeding forfaitair is, betekent m.a.w. niet dat u zich zomaar bv. € 250 per maand mag toekennen als onkostenvergoeding, het betekent alleen dat u niet elke maand facturen, bonnetjes, ticketjes, enz. ten belope van € 250 moet kunnen voorleggen. Het was immers net de bedoeling om ook de kosten waarvoor geen ticketjes gegeven worden ten laste van uw vennootschap te kunnen leggen.

De uitgaven die in zo’n forfaitaire onkostenvergoeding inbegrepen kunnen zijn, zijn onder meer de volgende:

  • De kosten van uw bureau thuis, waar u 's avonds bv. nog allerlei administratief werk verricht:
    • De kosten van verwarming, elektriciteit, enz. en een vergoeding voor het gebruik zelf van de ruimte;
    • de kosten van bureaumateriaal voor uw bureau thuis (papier, inktpatronen, pennen, ...);
    • de kosten van uw privételefoon, die u ook regelmatig beroepsmatig gebruikt;
  • Representatiekosten waar u privé niet buiten kunt:
    • u laat bv. bloemen afgefven voor het huwelijk van een van uw klanten, leveranciers of de kinderen daarvan. Hetzelfde geldt uiteraard voor geboortes, overlijdens, enz.;
    • u bent privé lid van diverse verenigingen en commercieel gezien kunt u dikwijls niet anders dan bij elke gelegenheid steunkaarten, tombolakaarten, enz. te kopen;
    • de rondjes die u geeft in plaatselijke cafés kunnen eveneens om commerciële redenen beroepsmatig van aard zijn;
    • ...
  • 'Verplaatsingsonkosten':
    • taxikosten:
    • kosten van openbaar vervoer, bv. om naar klatnen te gaan in het centrum van de stad als er geen parkeermogelijkheid is;
    • parkeerkosten;
    • kleinere autokosten, zelfs al gaat het om een auto van de vennootschap, bv. brandstofadditieven, antivriesmiddel, vleoistof voor de ruitenwissersproeier, enz.;
    • carwashkosten;
    • kosten voor het gebruik van de garage bij u thuis voor de auto van de zaak, enz.;

 

 

Welk bedrag kleeft u erop? Het forfaitaire bedrag dat u zich bij wijze van onkostenvergoeding toekent, moet vastgesteld worden volgens zgn. ernstige normen. Uiteraard zal dit des te belangrijker worden naargelang het bedrag ervan stijgt.

In de praktijk bepaalt u dat bedrag het best door gedurende bv. drie maanden (ruling nr. 2012.368, 23.10.2012) alle mogelijke bonnetjes, ticketjes en andere bewijsstukken bij te houden van de kosten die in deze onkostenvergoeding inbegrepen zijn. Komt u zo bv. gemiddeld aan € 250 per maand, dan kunt u de forfaitaire onkostenvergoeding bv. bepalen op € 275 per maand. Het verschil van € 25 per maand vertegenwoordigt dan die kosten waarvoor geen ticketjes gegeven worden.

Heeft u uw forfaitaire onkostenvergoeding zo bepaald, dan kunt u ‘dat overzichtje van die drie maanden’ min of meer gebruiken als ernstige norm ten aanzien van de fiscus ingeval hij hierover vragen zou stellen. U bent er natuurlijk nooit 100% zeker van dat de fiscus er niet moeilijk over zal doen, maar uw overzichtje bewijst in ieder geval wel dat u het bedrag van uw forfaitaire onkostenvergoeding niet zomaar lukraak bepaald heeft, maar dat het wel degelijk gebaseerd is op werkelijke uitgaven.

Rulings. De dienst Voorafgaande beslissingen, beter bekend als de Rulingcommissie, heeft al tientallen positieve rulings afgeleverd over onkostenvergoedingen waaruit blijkt hoe groot zo’n vergoeding kan zijn voor de fiscus en hoe ze samengesteld kan zijn (bv. ruling nr. 2015.172, 13.05.2015; nr. 2015.184, 26.05.2015; nr. 2014.705, 02.06.2015; nr. 2016.712, 29.11.2016; nr. 2016.767, 13.12.2016; nr. 2017.259, 11.07.2017; nr. 2017.694, 21.11.2017; nr. 2018.0565, 14.12.2018; 2018.0124, 21.12.2018). Deze rulings verdelen de kosten die terugbetaald kunnen worden in verschillende categorieën, bv. kantoorkosten thuis, secundaire autokosten, representatiekosten, liberaliteiten, ...

De kantoorkosten thuis zijn de kosten van het inrichten, onderhouden en gebruiken van een kantoor thuis en voor de verwarming, de elektriciteit, het water, de interesten, de verzekeringen en de kantoorbenodigdheden van dat kantoor. Secundaire autokosten zijn parkeertickets en carwash. Representatiekosten dekken receptiekosten, kleine persoonlijke geschenken aan zakenrelaties, giften en sociale verplichtingen. Liberaliteiten ten slotte zijn vestiairekosten, fooien, steunkaarten en diverse kleine uitgaven omwille van de mobiliteit van de functie en contacten met klanten, leveranciers, e.a. derden. De totale onkostenvergoeding voor het hoogste functieniveau in de onderneming, de bedrijfsleider dus, bedraagt in sommige van deze rulings meer dan € 300 per maand.

Zoals alle rulings gelden ook deze rulings enkel voor de aanvrager en kunnen andere belastingplichtigen die niet zomaar op hun eigen situatie toepassen. Ze kunnen echter wel als inspiratiebron dienen. Wanneer uw vennoot­schap in gelijkaardige omstandigheden als de rulingaanvragers gelijkaardige bedragen als onkostenvergoeding betaalt, kan de controleur moeilijk beweren dat u deze bedragen niet volgens ernstige normen vastgesteld heeft.

Sinds 01.05.2016 mogen volgens een interne instructie van de fiscus de lokale controlediensten geen akkoorden meer sluiten over algemene onkostenvergoedingen. U kunt voor een akkoord alleen nog terecht bij de Ruling­commissie. De bedoeling van de fiscus is om zo voor het hele land tot uniforme bedragen te komen voor gelijkaardige functies. U bent echter niet verplicht om een akkoord met de fiscus te hebben vooraleer u een onkostenvergoeding opneemt. Doe dat wel wanneer u absolute zekerheid wilt dat de lokale controleur de aftrek van de vergoeding niet in vraag zal stellen. Een akkoord is bv. aangewezen als u werknemers heeft met onkostenvergoeding. U vermijdt dan dat zij achteraf nog belastingen zouden moeten betalen op een vergoeding waarvan u gezegd heeft dat ze belastingvrij was.

Niet voor iedereen gelijk. Een onkostenvergoeding, zelfs al is ze forfaitair, moet in de eerste plaats dus nog altijd een vergoeding blijven van onkosten die privé gedragen werden, terwijl ze in feite ten laste zijn van de vennootschap. Het is hierbij vooral van belang om te kijken naar de feitelijke omstandigheden.

Hoe meer kosten er namelijk al rechtstreeks door de vennootschap gedragen worden, hoe minder er daarvan nog vergoed moeten worden aan u privé.

Woont u bv. in een woning van de vennootschap en worden alle kosten m.b.t. het pand dus al gedragen door de vennootschap en heeft u ook een auto van de zaak, dan spreekt het voor zich dat u zich een kleinere onkosten­vergoeding zal kunnen uitbetalen dan uw collega die al die kosten privé draagt.

Daar kan echter wel tegenover staan dat u dan weer veel meer op de baan bent dan uw collega en dat u bijgevolg meer parkeerkosten en representatiekosten heeft.

Het bedrag dat u zich toekent als forfaitaire onkostenvergoeding is m.a.w. het best ‘gepersonaliseerd’. Als u iedereen in de zaak vanaf morgen bij wijze van spreken eenzelfde onkostenvergoeding zal toekennen, vraagt u een beetje om problemen. Heeft u daarentegen voor iedereen verschillende bedragen, telkens verantwoord door bv. een overzichtje van de uitgaven gedurende drie maanden, dan zullen er zich weinig of geen problemen stellen.

C. Hoe wordt die forfaitaire vergoeding dan betaald?

Dat heeft op zich weinig belang. U kunt deze forfaitaire vergoeding maandelijks op uw privérekening storten samen met bv. uw loon, maar u kunt ze bv. ook op het tegoed van uw rekening-courant boeken. De wijze van betaling speelt m.a.w. geen rol.

II. Gevolgen voor de vennootschap

A. Is de forfaitaire onkostenvergoeding aftrekbaar voor de vennootschap?

Ja. Een onkostenvergoeding is, zelfs indien forfaitair, in principe namelijk een terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de vennootschap en is om die reden dus aftrekbaar als beroepskosten.

Bewijs. Om de onkostenvergoeding te kunnen aftrekken als beroepskosten, zal de vennootschap in principe wel moeten kunnen bewijzen dat het gaat om (Comm. IB 31/32-35):

  • de terugbetaling van kosten die eigen zijn aan de vennoiirschap;
  • een vergoeding van effectief gemaakte kosten en niet om een verdoken bezoldiging;

In de praktijk zal het een en ander echter aangetoons kunnen worden aan de hand van 'het overzichtje' dat u daarvoor bij voorkeur gebruikt heeft om het bedrag van die forfaitaire onkostenvergoeding te bepalen.

 

Het is ook belangrijk om te melden dat indien de fiscus toch problemen zou hebben met de aftrek van de onkostenvergoeding bij de vennootschap, hij die uitbetaalde bedragen niet zomaar bij u privé kan belasten als een zgn. verdoken loon, hij zal de bedragen nl. in eerste instantie moeten opnemen als een verworpen uitgave bij de vennootschap zelf (Comm. IB 31/34 en 38). Dit principe wordt regelmatig bevestigd door de rechtspraak (Cass., 30.10.1986; Gent, 07.01.1992; Antwerpen, 19.06.2001 en 20.03.2012).

Soms beperkte aftrek. In de mate waarin de forfaitaire onkostenvergoeding toegewezen kan worden aan kosten die op zichzelf niet voor 100% aftrekbaar zijn, zal de onkostenvergoeding zelf ook niet volledig aftrekbaar zijn (art. 53, 11° WIB 92; Comm. IB 53/162). Zo zal de vergoeding bv. in principe maar voor 50% tot 100% aftrekbaar zijn in de mate waarin ze slaat op beroepsmatig afgelegde kilometers met de eigen auto.

Vanuit deze optiek is het uiteraard van belang om zo veel mogelijk kosten ter verantwoording aan te halen (bv. in uw overzichtje van de eerste drie maanden) die volledig aftrekbaar zijn.

B. Moeten er bepaalde formaliteiten vervuld worden?

Geen inhoudingen. Er moeten geen specifieke formaliteiten vervuld worden in die zin dat er door de vennootschap geen inhoudingen moeten gebeuren op het forfaitaire bedrag.

Vermelding op de fiche 281.20. Van belang is wel dat er op de loonfiche (de zgn. fiche 281.20) (art. 57, 3° WIB 92; art. 33 KB/WIB 92) die de vennootschap moet indienen, vermeld wordt dat er ‘kosten eigen aan de vennootschap’ terugbetaald werden. Er moet dan op de betreffende vraag ‘ja’ geantwoord worden. Het bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding zelf moet alleen ingevuld worden als het ‘niet overeenkomstig ernstige normen’ vastgesteld werd (Comm. IB 57/58 “Bericht aan de schuldenaars van inkomsten” FOD Financiën). Uiteraard verdient een antwoord met ‘ja’ de voorkeur om geen onnodige discussies met de fiscus uit te lokken.

Risico. Wordt er op de loonfiche geen melding gemaakt van het feit dat er ‘kosten eigen aan de vennootschap’ betaald werden (er wordt geen antwoord gegeven op de vraag en ook geen bedrag ingevuld), dan riskeert de vennootschap in principe een zgn. aanslag geheime commissielonen ten belope van 103% van de uitgekeerde vergoedingen en dat moet uiteraard vermeden worden.

C. Heeft dit belang voor de notionele interestaftrek?

Ja, maar men moet dit belang niet overschatten. De notionele interestaftrek is in principe niet doorslaggevend om te bepalen hoe u het best geld uit uw vennootschap opneemt, en wegens een gewijzigde berekening van de aftrek sinds aanslagjaar 2019 (boekjaar 2018) is de relevantie nog afgenomen.

III. Gevolgen privé

A. Wordt de forfaitaire onkostenvergoeding bij u privé belast?

Neen. Een onkostenvergoeding is in se immers een terugbetaling van uitgaven die u gedaan heeft voor uw vennootschap en bijgevolg gaat het bij u privé niet om een inkomen (art. 32, lid 2, 1° WIB 92)

Er kleeft wat dat betreft overigens een zgn. vermoeden van niet-belastbaarheid aan een onkostenvergoeding. Dit houdt in dat als de fiscus niet akkoord gaat en hij deze vergoeding bij u privé toch zou willen belasten, hij zelf zal moeten bewijzen dat het in feite gaat om bv. verdoken loon (Comm. IB 31/34 en 38; Cass., 30.10.1986). Dat is een hele geruststelling, want dat is allesbehalve gemakkelijk voor hem.

Wat indien forfaitair bepaald? Ook in dat geval geldt het vermoeden van niet-belastbaarheid. Het is m.a.w. niet omdat u uw onkostenvergoeding  – na bv. een onderzoekje van drie maanden  – forfaitair bepaald heeft op een bepaald bedrag, dat het sowieso om een verdoken bezoldiging zou gaan, integendeel.

Zoals eerder toegelicht, kan ook uw forfaitaire onkostenvergoeding vastgesteld zijn volgens ‘ernstige normen’ zodat er wat dat betreft geen sprake is van belastbaarheid bij u privé. Het spreekt uiteraard voor zich dat de fiscus ter zake argwanender zal worden naarmate die forfaitaire vergoeding hoger ligt.

B. Zijn er eventueel andere taksen of heffingen op verschuldigd?

Neen. Een onkostenvergoeding is, zoals gezegd, principieel een terugbetaling van kosten en bijgevolg aan geen enkele belasting of wat dan ook onderworpen.

Een onkostenvergoeding is m.a.w. ook niet onderworpen aan sociale bijdragen, gemeentebelasting, vooraf­betalingen, enz.

IV. Gevolgen op het vlak van de btw

 

A. Heeft een onkostenvergoeding btw-gevolgen voor u privé?

Neen. Een forfaitaire onkostenvergoeding opnemen heeft geen enkel gevolg op het vlak van de btw. Het feit dat u een dergelijke vergoeding ontvangt, heeft m.a.w. niet tot gevolg dat u zelf privé btw-plichtig wordt en die onkostenvergoeding als het ware zou moeten factureren aan uw vennootschap.

B. Heeft een onkostenvergoeding btw-gevolgen voor uw vennootschap?

Neen.De onkostenvergoeding die de vennootschap u betaalt, is niet onderworpen aan btw. Het gaat hier immers niet om een levering of dienstverrichting, maar om een loutere terugbetaling van kosten.

Onrechtstreeks wel. Het gevolg van het feit dat u bepaalde kosten privé betaalt en deze dan forfaitair laat terugbetalen door uw vennootschap is uiteraard wel dat de btw die u dan privé betaald heeft op die kosten definitief verloren en dus ook niet recupereerbaar is door de vennootschap.

De btw is immers alleen recupereerbaar als de vennootschap over een regelmatige factuur beschikt en die heeft ze in dit geval niet. U heeft namelijk hoogstens een bonnetje of een ticketje en heel dikwijls zelfs niets. Precies daarom laat u zich deze kosten terugbetalen via een forfaitaire onkostenvergoeding.

Kosten waarvan u heel gemakkelijk een regelmatige factuur (geen bonnetje of ticketje, maar een echte factuur op naam van uw vennootschap) kunt krijgen, laat u zich dus het best effectief terugbetalen op voor­legging van een factuur (op naam van uw vennootschap), zodat de vennootschap op basis daarvan de btw kan recupereren.

V. Voorbeeld

We geven de verschillende fiscale gevolgen van het opnemen van een forfaitaire onkostenvergoeding (zoals reeds toegelicht) nog even weer aan de hand van het onderstaande cijfervoorbeeld (van toepassing voor inkomsten­jaar 2019).

We gaan daarbij eerst na wat een onkostenvergoeding in feite ‘netto’ kost aan uw vennootschap  – dus rekening houdend met het feit dat ze aftrekbaar is als beroepskosten – en vervolgens berekenen we wat u daar zelf privé netto (d.w.z. ná aftrek van belastingen, sociale bijdragen, enz.) van overhoudt.

Er wordt daarbij uitgegaan van de volgende veronderstellingen:

Totaal ontvangen onkostenvergoeding

€ 3.000,00

Tarief vennootschapsbelasting

20,40%

Tarief personenbelasting

50%

Gemeentebelasting

7%

Gevolgen bij vennootschap

Belastbare winst in de vennootschap voor de betaling van de forfaitaire onkostenvergoeding

3.000,00

   

De door de vennootschap betaalde forfaitaire onkostenvergoeding

- 3.000,00

   

Belastbaar in de vennootschap

(de onkostenvergoeding is in principe volledig fiscaal aftrekbaar)

0

   

Vennootschapsbelasting

- 0

   

Nog beschikbaar in de vennootschap

€ 

0

   

Nettokosten voor vennootschap

(de uitbetaalde onkostenvergoeding min de belasting die de vennootschap daardoor uitspaart)

€ 

 

2.388,00

79,60%

 

Gevolgen privé

Bruto ontvangen forfaitaire onkostenvergoeding

€ 

 

3.000,00

100%

Sociale bijdragen

 

Niet van toepassing

Personenbelasting

(50%, zie basisveronderstellingen bovenaan)

 

Niet van toepassing

Gemeentebelasting

(7%, zie basisveronderstellingen bovenaan)

 

Niet van toepassing

Vermeerdering (‘boete’) wegens onvoldoende voorafbetalingen

 

Niet van toepassing

Totaal verschuldigde belasting

 

0

0%

Netto beschikbaar privé

€ 

 

3.000,00

100%

           

 

VI. De voor- en de nadelen

A. Voordelen van een ‘forfaitaire onkostenvergoeding’

  1. Belastingvrij. Aangezien een onkostenvergoeding – zelfs een forfaitaire – in principe een terugbetaling is van gemaakte kosten, gaat het niet om een inkomen bij u privé en is er bijgevolg geen belasting over verschuldigd. Bij de vennootschap is deze vergoeding in principe echter altijd volledig aftrekbaar.
  2. Forfaitair karakter. De onkostenvergoeding mag binnen bepaalde grenzen forfaitair bepaald worden, d.w.z. dat u er een vast bedrag per maand van mag maken. Het is dus niet noodzakelijk dat u elke maand voor een bepaald bedrag aan bonnetjes, ticketjes, enz. kunt voorleggen.
  3. Geen sociale bijdragen. Aangezien een onkostenvergoeding geen (beroeps)inkomen is voor u privé, zijn er ook geen sociale bijdragen over verschuldigd.
  4. Bijna altijd mogelijk. In de mate waarin de onkostenvergoeding redelijk blijft, geeft ze doorgaans weinig problemen bij een fiscale controle, zeker als u bedrijfsleider bent, vermits u dan sowieso een representatieve functie heeft.
  5. Geen exclusiviteit.Een forfaitaire onkostenvergoeding (bv. voor uw kantoorruimte thuis) belet op zich niet dat u daarnaast ook nog andere onkostenvergoedingen kunt ontvangen van uw vennootschap, bv. een kilometervergoeding voor verplaatsingen die u beroepsmatig doet met uw eigen auto.

B. Nadelen van een ‘forfaitaire onkostenvergoeding’

  1. Beperkt qua bedrag. Het forfaitaire bedrag dat u opneemt uit de vennootschap moet te allen tijde redelijk zijn en vastgesteld worden op basis van zgn. ernstige normen. In het begin kan het m.a.w. wat problemen geven om het juiste bedrag te bepalen dat door de fiscus aanvaard zal worden.
  2. Geen ‘loonvoordeel’.Aangezien het gaat om een terugbetaling van kosten en niet om loon, kan een forfaitaire onkostenvergoeding niet in aanmerking genomen worden voor de zgn. minimumbezoldigings­voorwaarde, een van de voorwaarden om het verlaagd tarief in de vennootschapsbelasting te kunnen genieten.
  3. Belangrijk formalisme. Op de loonfiche 281.20 moet vermeld worden dat er effectief een onkosten­vergoeding (zgn. kosten eigen aan de vennootschap) betaald werd, zo niet riskeert de vennootschap in principe een zgn. aanslag geheime commissielonen van 103%.
  4. Soms beperkte aftrekbaarheid. In de mate waarin de onkostenvergoeding toegewezen kan worden aan beperkt aftrekbare kosten, zal ze zelf ook niet meer volledig aftrekbaar zijn (art. 53, 11° WIB 92). Het gedeelte van de onkostenvergoeding dat bv. slaat op afgelegde beroepskilometers met de eigen auto zal in principe, net zoals de autokosten zelf, slechts aftrekbaar zijn ten belope van 50% tot 100%.
  5. Verlies btw-aftrek. Het is bij voorkeur niet te gebruiken voor kosten waarvan gemakkelijk een factuur bekomen kan worden omdat de btw anders niet meer gerecupereerd kan worden. U gebruikt het dus het best alleen voor de kleinere uitgaven waarvoor u geen factuur kunt krijgen.